Penyimpanan dan Pendistribusian File Digital
Perkembangan teknologi telah membawa banyak perubahan dalam kehidupan manusia. Termasuk dalam cara manusia mengarsipkan atau mengabadikan berbagai materi yang penting dan memiliki nilai historis. Saat ini arsip tidak lagi berbentuk hard copy (materi tercetak) seperti buku, kliping koran atau tumpukan kertas yang tertata rapi di lemari. Arsip juga hadir ke dalam format digital (soft copy) yang tersimpan di CD, DVD, USB Flashdisk atau memori komputer.
Digitalisasi membuat hidup manusia semakin mudah. Jika membutuhkan sumber referensi cukup klik internet dan akan kita temukaan jutaan file digital dalam berbagai format sebut saja PDF, tk3, doc, dan power point. Seperti halnya dengan pengarsipan secara manual (hard copy), penyimpanan file dalam bentuk digital juga memiliki kendala. Di antaranya, kualitas file digital yang berbeda dengan aslinya dan ukuran serta resolusi file.
Buku, kertas, gambar dan materi tercetak lainnya dapat disimpan dalam bentuk digital dengan melakukan proses yang disebut scanning dengan bantuan alat yang namanya scanner. Kualitas file hasil scanning bisa berbeda-beda, tergantung kualitas sumber aslinya (kadang kertas yang sudah lama menguning sehingga tulisan kabur dsb), resolusi scanner yang digunakan dan opsi scanning yang dipilih.
Misalnya, untuk scanner merek HP F 380, resolusi scanner yang bisa digunakan mulai dari 75 ppi (pixel per inch) sampai 19200 ppi. Semakin besar resolusi maka kualitas file digital akan semalin bagus, dan ukuran file juga akan semakin besar. Contohnya, jika kita scan sebuah gambar berwarna dengan resolusi 90 ppi ukuran filenya 2.05 MB maka gambar yang sama dengan resolusi 300 ppi ukurannya akan menjadi 19.65 MB.
Hal lain yang menentukan kualitas file hasil scanning adalah opsi scanning yang dipilih. Misalnya, untuk HP F380, opsi scanning yang tersedia adalah Documents (Color, Gray Scale dan Black and White) dan Picture. Jika kita memilih Black and White maka hasil scanning akan hitam putih dan jika memilih opsi Colour maka hasilnya berwarna. Kita juga bisa menentukan file itu akan disimpan dalam format apa, misalnya jika kita memilih opsi Document maka kita bisa simpan dalam format pdf, txt, html dsb. Sedangkan jika memilih Pictures, format yang tersedia antara lain tif, jpg, png dsb.
Pembeda antara arsip digital dan manual (materi tercetak) selain format dan bentuk file adalah cara pendistribusiannya. Arsip seperti buku, koran atau majalah biasanya tersimpan dalam suatu tempat, dan apabila kita ingin mengaksesnya kita harus datang ke tempat itu. Sedangkan file digital yang terdistribusi melalui internet bisa diakses kapan saja tanpa harus keluar rumah. Selain itu, terkadang arsip yang ada di perpustakaan atau museum arsip nasional hanya bisa dicatat, tidak bisa di-fotokopi atau disimpan. Apabila arsip digital bisa diakses online maka file tersebut bisa kita simpan di memori komputer dan menggunakannya saat dibutuhkan. Walaupun, ada beberapa situs arsip atau jurnal yang tidak bisa diakses sembarang orang, harus berlangganan atau menjadi anggota organisasi tertentu.
Search engine seperti Google dan Yahoo! juga memberi nilai tambah dalam pendistribusian file digital. Dengan hanya mengetik topik yang kita cari di kotak search maka akan muncul file-file yang kita butuhkan. Untuk mempermudah akses pemburu file online terhadap file yang bersifat akademis, google meluncurkan fitur yang disebut Google Scholar, dengan mengetik scholar.google.com akan terbuka halaman search yang akan memfokuskan pencarian file ke file-file akademis.
Kemajuan teknologi telah memberi kemudahan bagi para akademisi pada khususnya dan masyarakat pada umumnya, dalam mengakses informasi, termasuk arsip dan sumber referensi lainnya. Perkembangan teknologi telah memberi sumbangan besar bagi kemajuan ilmu pengetahuan.
